Support

Kund-
reskontra

Automation i kundreskontran

I en verksamhet som ofta innefattar många repetitiva uppgifter och moment, och som dessutom är föremål för både risker och kriminell verksamhet, är det inte särskilt konstigt att möjligheten att effektivisera och automatisera smakar bra. Och det finns flera delar att effektivisera, bland annat inom order-to-cash, men också när det kommer till löpande bevakning och kontroller av kunden, uppdatering av kundregister och compliance enligt KYC.

En crash course i utmaningar i kundreskontra

Det finns många komponenter att hålla reda på när det kommer till kundreskontra, och då särskilt som stor organisation. Kundreskontra utgör en stor del av en verksamhets masterdata innehållande dess kunder och kundfordringar. Den innehåller allt från adresser, namn och viktigt företagsinformation, till information om utestående fakturor, påminnelser och mottagen betalning.
Det finns med andra ord mycket som kan bli fel om verksamheten inte har full kontroll på uppgifterna. Brister eller ofullständig information i kundreskontra gör verksamheten sårbar, eftersom det kan innebära svårigheter att veta vilka kunder som betalat sina fakturor i tid, och vilka som behöver påminnas. Det är dessutom viktigt att kunna korta ner tiden mellan fakturering och tidpunkten för inkommande betalning för att främja god likviditet, och minska risken för att inte få betalt överhuvudtaget, vilket ökar ju längre tid det går.

KYC

En viktig del av effektiviseringen inom Accounts Receivable är att säkerställa en välfungerande KYC-process (’Know Your Customer’ eller ’Känn din kund’). Att lära känna sina kunder för att kunna motverka ekonomiskt kriminella aktiviteter, såsom penningtvätt, finansiering av terrorism och kopplingar till politiskt engagerad personer (PEP) är något som berör alla verksamheter. För många är KYC ett begrepp som är allra mest förknippat med verksamheter som omfattas av penningtvättslagen och som lyder under Finansinspektionens tillsyn. Visst är det så, men det är alltid en smart idé att ha en rad kontroller på plats för att få en samlad riskbedömning om affärsrelationen, och därmed en god kännedom över sina kunder.

Omfattningen av vad som kontrolleras, och framförallt när och hur ofta kontrollerna görs, är avgörande för att få en fullständig bedömning av risker när det kommer till god intern kontroll. Här behövs smarta indikatorer finnas på plats, från mindre observationer som tillsammans skapar riskmönster, till mer konkreta anmärkningar såsom skulder, bluffbolags klassificeringar och mycket mer. Görs inte en mer omfattande kontroll, finns det risk för att misstag sker och ekonomisk kriminalitet och bedrägerier inte fångas upp.

När det kommer till när och hur ofta kontrollerna behövs, finns förstås mycket att förhålla sig till. En tidig kontroll, innan upplägg i kundregistret är förstås en självklarhet, men det behövs mer än så. Ungefär 70% av informationen i ett kundregister är föråldrat, och uppföljning av förändringar är ett stort problem för många verksamheter. Att känna sig trygg med att företagen i registret är uppdaterade med rätt information, samt att de fortsättningsvis följer uppförandenkoden som säkerställdes vid införandet, är en viktig faktor. Här spelar bevakning i realtid en kritisk roll för att fånga upp avvikelser, men också en större årlig analys, kundtvätt eller storstädning om man så vill, för att efterleva en god praxis.

Bra lösningar för att överkomma utmaningarna

Inyett Registeranalys
Analyserar kundregister för att uppdatera företagsinformation, och identifiera risker.

Inyett Guard
Löpande bevakning av förändringar. I ett gränssnitt som är enkelt att konsumera.

Inyett Company Data
Uppdatera företagsinformation, rakt in i verksamhetens egna system.

Inyett Company Control
Kvalificering av kunder, t.ex. vid upplägg eller för bevakning.